Czy warto współpracować z biurem rachunkowym? Każde przedsiębiorstwo musi się rozliczać z urzędem skarbowym, z zakładem ubezpieczeń społecznych, z kontrahentami i klientami oraz dokumentować prowadzoną przez siebie działalność. Jednak zakładając firmę, zwłaszcza działalność jednoosobową możemy bardziej skupiać się na samym zarządzaniu czy produkcji lub świadczeniu usług niż rozliczaniu. Do tego wiele osób zaczynając pracę na swoim nie ma pojęcia o podatkach czy prowadzeniu księgowości. Czy można prowadzić firmę bez tej wiedzy? Oczywiście, że tak, ale wtedy potrzebne będzie biuro rachunkowe, które zajmie się rozliczeniami za przedsiębiorcę.
Jak wybrać biuro rachunkowe?
Kiedy dopiero będziemy rejestrować działalność już we wniosku trzeba podać nazwę biura rachunkowego, z którego będziemy korzystać. Dlatego najlepiej jest znaleźć biuro rachunkowe, które ma nas reprezentować zawczasu. Oczywiście już w trakcie prowadzenia działalności można też przejść z prowadzenia własnej księgowości na usługi zewnętrzne.
Wybierając księgowego zawsze warto skorzystać z polecenia kogoś znajomego. Osoba, która już współpracuje przez dłuższy czas z biurem rozliczeniowym będzie mogła powiedzieć dokładnie jak wyglądają usługi oraz czy współpraca się układa. Dobrze jest też poczytać opinie w internecie zamieszczane np. na stronie firmowe lub w wizytówce na portalach opiniotwórczych. Im więcej opinii, tym więcej informacji w ten sposób zbierzemy.
Kiedy już wytypujemy miejsce, z którym chcemy się skontaktować, dobrze jest też sprawdzić czy prowadzi ono sprawy dla jednoosobowych działalności, małych firm czy też bierze jedynie zlecenia od wielkich koncernów. Dobrze jest wybrać biuro, które ma klientów o podobnym profilu do naszych potrzeb.
Dokumenty, jakie musi posiadać księgowy
Warto wiedzieć, że kilka lat temu zmieniły się wymagania prawne stawiane przed księgowymi, w tym pracującymi w ramach biura rachunkowego. Od 10 sierpnia 2014 roku nie jest wymagany certyfikat księgowego do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Wystarczy, że osoba pracująca w takim biurze ma pełną zdolność do czynności prawnych, jest niekarana i posiada polisę OC. A co z wykształceniem?
Tak naprawdę właścicielem biura rachunkowego może być każdy, kto spełnia powyższe warunki. Jednak księgowy musi mieć odpowiednie wykształcenie, aby mieć wiedzę do prowadzenia swoich usług. Dlatego też trzeba sprawdzić czy pracownicy biura z którym chcemy zawrzeć umowę są odpowiednio wykształceni i mają doświadczenie zawodowe w prowadzeniu firm o takim samym profilu działalności jak nasza. Warto współpracować z osobami, które ukończyły technikum rachunkowości i mają tytuł technika, studia wyższe i mają tytuł magistra czy nawet zdobyły certyfikaty i licencje jako doradca podatkowy. Osoby, które mają odpowiednie wykształcenie, a nawet cały czas się kształcą są też na bieżąco ze zmianami podatkowymi i innymi, które mogą zaważyć na prowadzonej księgowości.
Ubezpieczenie OC – od czego chroni
Wedle prawa każde biuro księgowe musi posiadać polisę OC. Dlaczego jest to takie ważne? Jest to tzw. ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej, które dla biur rachunkowych jest obowiązkowe. Za brak polisy można zapłacić grzywnę, a nawet mamy tu do czynienia z karą pozbawienia wolności. Jednak ważniejsze jest jaką ochronę zapewnia.
Może się zdarzyć błąd w rachunkach. W takiej sytuacji biuro rachunkowe wypłaca odszkodowanie. Jednak przy posiadaniu polisy OC to ubezpieczyciel wypłaci odszkodowanie. Wystarczy udowodnić, że zaistniał związek między szkodą, a pracą księgowego z biura, w którym prowadzona jest nasza księgowość. Jako przedsiębiorca, to nie ty będziesz odpowiedzialny za błędy księgowe czy w innych rozliczeniach, które zlecasz w biurze rachunkowym. Także samo biuro nie ucierpi finansowo, ponieważ odszkodowanie wypłaci ubezpieczyciel. W tej sytuacji i klient i samo biuro są chronieni ubezpieczeniem. Jednak dobrze jest sprawdzić, co obejmuje polisa biura oraz dokładnie przeczytać swoją umowę o współpracę, aby wiedzieć jaki jest zakres odpowiedzialności obu stron.
Rachunki, podatki czy ZUS?
W biurze rachunkowym można zlecić szereg prac. Nawet jako osoba fizyczna można się rozliczyć z podatku dochodowego. Jednakże przedsiębiorstwa potrzebują stałej opieki księgowo-prawnej. Warto sprawdzić, jakimi czynnościami zajmuje się biuro. Czy może prowadzić nam jedynie książkę przychodów i rozchodów oraz rozliczać operacji powstałe na jej podstawie, czy też może będzie prowadzić kadry i płace? Każde przedsiębiorstwo ma inne potrzeby, dlatego też trzeba jasno je przedstawić przed zawarciem umowy.
Dobrze jest, gdy sprawy firmy prowadzi jeden księgowy. A zatem pracownik biura zostanie indywidualnie przypisany do jednego przedsiębiorcy. Można się z nim zawsze kontaktować, gdy wyniknie taka potrzeba. W ten sposób też można mieć większą kontrolę nad przekazywanymi informacji. Zawsze zostaną one dostarczone do innej osoby, a więc ryzyko braku informacji czy zagubienia dokumentów jest o wiele mniejsze, niż w sytuacji gdy dane przekazuje się recepcjoniście, który potem przekazuje je do pierwszego wolnego księgowego.
